社会组织登记档案管理办法
发布时间:2011-12-02    来源:陕西省民间组织管理局

    第一条 为加强社会组织登记档案的规范管理,充分发挥社会组织登记档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》和《基金会管理条例》等有关规定,制定本办法。

  第二条 本办法所称社会组织登记档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支(代表)机构,基金会及其分支(代表)机构,境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成(设)立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。

  第三条 社会组织登记档案工作由县级以上人民政府民政部门分级负责,在业务上接受同级档案行政管理部门和上级民政部门的监督和指导。

  第四条 县级以上人民政府民政部门档案管理机构应当对社会组织登记档案实行集中统一管理,指定专职(或兼职)人员负责社会组织登记档案管理工作,建立并完善社会组织登记档案的管理制度,确保社会组织登记档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,并逐步实现社会组织登记档案的信息化管理和服务。

  第五条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕后30个工作日内完成归档工作。档案管理机构(人员)在接收归档的文件材料时,必须认真核对清点,检查文件材料是否齐全、完整,符合规定要求的,予以接收,并办理交接手续。(文件材料归档范围参见本办法附件)

  第六条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则,归档文件材料以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件,正文与附件为一件,传真件应当复印并与原件为一件,请示与批复各为一件,一次上报的多份表格,每份表格可为一件。

  一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列,每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定,并按排列顺序依次装入档案盒保存。

  第七条 社会组织登记档案分为社会团体类、民办非企业单位类、基金会类三类。

  第八条 各类社会组织登记档案按照社会组织登记证号的顺序进行排列。

  第九条 档案管理机构应当建立社会组织名录等检索工具。

  第十条 社会组织登记档案要有专门的地点存放,要配备必要的保管装具,并设有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。档案管理机构要定期检查档案的保管状况,发现问题及时解决。

  第十一条 社会组织登记档案保管期限定为永久。

  第十二条 社会组织登记档案应当在社会组织注销之日起满10年后向同级国家综合档案馆移交。

  第十三条 社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行:

  (一)社会组织登记档案的形成单位因工作需要,履行有关手续后可以利用本单位形成的社会组织登记档案;

  (二)人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要,持单位介绍信可以利用相关的社会组织登记档案;

  (三)社会组织业务主管单位因工作需要,持单位介绍信可以利用其主管的社会组织的登记档案;

  (四)社会组织因工作需要,持单位介绍信可以利用本组织的登记档案;

  (五)律师根据案情的需要,自行调查取证的,凭律师执业证书和律师事务所证明,可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案;当事人和除律师以外的其他诉讼代理人根据案情的需要,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件,可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案;

  (六)其他单位、组织凭单位介绍信,公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项;

  (七)对涉密档案的利用,应当遵守国家有关规定,并按保密程序审批;

  (八)档案管理机构应当根据档案所记载的内容,为利用者出具社会组织登记证明。

  第十四条 档案管理机构应当配备计算机管理社会组织登记档案,实行社会组织登记纸质档案和电子档案的分别保管,提高档案利用效率,维护档案的完整与安全。

  第十五条 使用电子计算机办理社会组织登记、备案、年检等工作所形成的电子文件的归档,参照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求进行整理归档。

  第十六条 省级人民政府民政部门可以根据实际情况会同同级人民政府档案行政管理部门制定本办法实施细则。

  第十七条 本办法自发布之日起施行。   

 

附件:

社会组织登记文件材料归档范围

  一、社会团体登记文件材料归档范围

  (一)社会团体筹备成立文件材料:登记管理机关准予社会团体筹备成立的文件;筹备成立申请书;业务主管单位批准筹备成立的文件;章程草案;捐资文件;验资证明、住所使用权证明;发起人和拟任负责人基本情况材料、身份证明材料;其他材料。